Как написать дополнительное электронное письмо, чтобы оно не выглядело пассивно-агрессивным

Добро пожаловать снова. Поместите это в начало папки «Входящие». Вы видели мое последнее письмо? Я хотел быстро зарегистрироваться.

Вас обязательно проигнорируют по электронной почте хотя бы один раз за вашу карьеру, и когда это произойдет, может быть трудно понять, как с кем-то связаться.

В какой момент настойчивость начинает раздражать? Как вы побудите другого человека ответить, не выглядя отчаявшимся или, что еще хуже, пассивно-агрессивным?

В следующий раз, когда вам будет трудно дождаться ответа от начальника или беспокойного коллеги, терапевт на рабочем месте Брэндон Смит говорит, что вы можете использовать два подхода:

«Когда кто-то не отвечает, вы всегда хотите предположить позитивные намерения», — говорит Смит. Они могут быть перегружены чем-то в личной жизни, их могут назначить на другой срочный проект, или, может быть, ваше письмо попало в папку со спамом.

Вот пример электронного письма, которое вы можете отправить:

Привет [insert name here],

Я знаю, что тебе предстоит многое сделать, но я все еще жду твоих советов по этому поводу. [insert issue here]. Когда в ближайшие несколько дней нам будет удобно поговорить об этом? Это не займет много времени. Еще раз спасибо.

искренне,

[insert your name here]

Этот подход эффективен, потому что «вы передаете мяч на их площадку и позволяете им установить крайний срок», — объясняет Смит. «Теперь у вас есть причина следить за этим и привлечь их к ответственности за этот вопрос».

Если вы работаете в сжатые сроки или если кто-то обычно нервничает, установите себе крайний срок и попросите ответ как минимум за два дня до фактического срока.

Смит предлагает следующий текст: «Я знаю, что ты очень занят, и мне не хотелось бы так с тобой поступать, но у меня есть дедлайн. [insert earlier deadline here] И мне очень нужна твоя помощь. Когда у вас будет минутка, можем ли мы поговорить об этом?»

Вы также можете стать призраком, потому что почтовый ящик другого человека вышел из-под контроля. В этом случае, по словам Смита, звонок или голосовое сообщение — это «надежный» запасной план.

«Телефонные звонки более личные, поэтому легче создать более сильную эмоциональную связь с человеком и принять то, что он говорит», — говорит он.

В вашей голосовой почте или когда они отвечают на телефонные звонки, Смит предлагает начать с эмоциональной просьбы: «Эй, мне очень нужна твоя помощь. Я знаю, что ты занят, но этот крайний срок быстро приближается, и твой вклад действительно поможет». [task/project/assignment.]»

Если до крайнего срока остался час, а коллега лишь молчит по радио, самое время обратиться к его менеджеру.

«Объясните им ситуацию спокойным, дипломатическим тоном и попросите совета», — говорит Смит. «Честно говоря, можно сказать, что я выполнил большую часть работы, но я не могу заставить этого человека ответить мне после нескольких встреч. Я мог бы изо всех сил стараться, чтобы этот проект распространился по всему миру. мире, — сказал Финиш Лайн, — но это было огромным препятствием. Как ты хочешь, чтобы я продолжил?»

«Если ваш начальник — уязвимый человек, позвоните ему или обратитесь к нему лично», — говорит Смит. Будьте конкретны в том, что вам от них нужно и когда вам это нужно.

Например: «Была ли у вас возможность просмотреть электронное письмо, которое я вам отправил? [insert ask here] к [insert date/time here] Если возможно, уложиться в сроки реализации этого проекта».

Если они по-прежнему не отвечают, говорит Смит, вам, возможно, придется передать проблему их менеджеру или другому вышестоящему руководителю.

«Как сказал мне один из моих учителей много лет назад, мы думаем, что работаем со взрослыми, но это не так — в основном это дети, застрявшие во взрослых телах», — говорит Смит. «Когда вы ведете такие разговоры и просите кого-то нести ответственность за свою работу, вы приглашаете другого человека расти».

не пропусти: Вы хотите быть умнее и успешнее в своих деньгах, работе и жизни? Подпишитесь на нашу новую рассылку!

Поскольку технологии меняют бизнес-ожидания, некоторые лидеры принимают изменения и трансформируют свои организации ради будущего. Присоединяйтесь к глобальному саммиту CNBC Evolve Global Summit 2 ноября, чтобы услышать стратегии адаптации, инноваций и успеха в новую эпоху бизнеса. Купите билет здесь.

погашение:

Ошибка номер один, которую люди допускают при написании деловых писем: «Большинство людей не понимают это правильно, пока им не исполнится 30 или 40 лет».